يعتبر الاحتفاظ بنسخة شخصية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أمرًا مفيدًا، حيث يمكنك الرجوع إليها لاحقًا لتوثيق بعض الملاحظات التي أُرسلت إليك أو المشاريع التي عملت عليها.
هناك عدد من الطرق التي يمكنك استخدامها لإنشاء نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، ولكن قبل القيام بذلك عليك التحقق وأخذ الإذن من جهة العمل أو المشرف لتجنب أي تداعيات قانونية.
فيما يلي سنتعرف على كيفية حفظ نسخة احتياطية شخصية من البريد الإلكتروني:
أولًا: كيفية إنشاء نسخة احتياطية من رسائل Outlook:
لعمل نسخة احتياطية من جميع رسائلك الإلكترونية بما يشمل المجلدات الفرعية، يمكنك استخدام ميزة تصدير Export الموجودة في أحدث إصدارات Outlook، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
• افتح خيار ملف File.
• اختر فتح وتصدير Open & Export.
• اضغط على استيراد وتصدير Import/Export.
• اختر تصدير إلى ملف Export to a file.
ستحتوي النسخة الاحتياطية على الرسائل والتقويم وجهات الاتصال. وستُحفظ كملف PST ويمكنك بعد ذلك أخذ هذا الملف وفتحه على أي حاسوب آخر.
إذا كنت لا تريد حفظ الأرشيف بالكامل، فيمكنك تحديد الرسائل الفردية وسحبها إلى مجلد في (تطبيق إدارة الملفات في ويندوز)، أو تطبيق Finder إذا كنت تستخدم نظام التشغيل ماك أو إس، وستُحفظ رسائلك كملفات MSG كاملة مع أي مرفقات.
ولحفظ رسائل البريد الإلكتروني الفردية في Outlook يمكنك أيضًا استخدم الأمر "حفظ باسم" في Outlook وذلك من خلال الخطوات التالية:
• اضغط على ملف File.
• اختر حفظ باسم Save As حيث يمكنك حفظ الرسائل بتنسيقات متعددة مثل: كملف نصي، أو RTF، أو HTML، ولكن مع هذه الطريقة ستحتاج إلى حفظ أي مرفقات بشكل فردي.
ثانيًا: كيفية إنشاء نسخة احتياطية من رسائل Gmail:
يمكنك استخدم أداة Google Takeout لتنزيل جميع البيانات وتصديرها، ومن ضمنها رسائل البريد الإلكتروني، للرجوع إليها مستقبلاً أو لاستخدامها مع خدمة أخرى. وستُحفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات بامتداد MBOX.
يمكنك أيضًا استخدام خدمة بريد إلكتروني مثل Outlook أو Thunderbird إما لتنزيل بريدك الإلكتروني على حاسوبك عبر بروتوكول POP، أو الوصول إليه فقط عبر بروتوكول IMAP وحفظ رسائل البريد الإلكتروني من داخل التطبيق.
ثالثًا: خيارات أخرى لحفظ نسخة احتياطية من بريدك الإلكتروني:
تتضمن المزيد من الخيارات لتصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook أو Gmail تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات PDF وإعادة توجيهها إلى عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي، ولكن هناك بعض الجوانب السلبية لهذه الطرق.
إذا كنت تريد تحويل رسائل بريد إلكتروني متعددة إلى ملفات PDF، فمن المحتمل أن تقوم بذلك لكل منها بشكل منفرد، وفي Outlook لن تحتوي ملفات PDF على أي مرفقات، لذلك يتعين عليك حفظها بشكل منفصل.
إذا كنت تستخدم جيميل، يمكنك استخدام إضافات متصفح جوجل كروم مثل: Save Emails to PDF التي تتيح لك تصدير رسائلك أو تنزيلها أو طباعتها كملفات PDF، ومن ضمنها رسائل البريد الإلكتروني المتعددة في وقت واحد.
